A folha de pagamento é um dos pontos de maior atenção de uma empresa, porque um simples erro pode virar uma grande dor de cabeça depois.
No entanto, a gente está aqui para alertar você sobre quais são esses erros mais comuns e o que fazer para evitar que eles aconteçam.
Então, no nosso conteúdo de hoje vamos falar sobre:
- O que é a folha de pagamento;
- Quem faz a folha de pagamento;
- Principais erros da folha de pagamento;
- Cálculos;
- Falta de cuidado na atualização dos cargos;
- Centralização dos dados;
- Categoria e enquadramento incorretos;
- Mudanças fiscais;
- Previsão de custos.
Portanto, se você ou a sua equipe não querem errar mais na folha de pagamento, precisam ler esse texto até o final.
O que é a folha de pagamento
Em primeiro lugar, vamos começar explicando para você o que é a folha de pagamento.
Nesse sentido, a folha de pagamento é um documento que lista todos os valores a serem recebidos pelo colaborador, bem como os descontos aplicados sobre eles.
Ou seja, é um documento detalhado que resume o valor final que um colaborador tem para receber.
No entanto, como os descontos podem variar de acordo com o salário, impostos aplicados ou até mesmo outros benefícios, pode ser que às vezes erros aconteçam.
Vamos falar sobre os erros mais comuns até o final do conteúdo, então fique ligado.
Quem faz a folha de pagamento
De maneira geral, quem faz a folha de pagamento é o setor de departamento pessoal.
Na maioria das empresas, o setor de departamento pessoal é um serviço prestado de forma conjunta pela empresa de contabilidade.
Portanto, quem faz a sua contabilidade normalmente também é responsável pela folha de pagamento, pois está atrelada ao mesmo serviço.
Principais erros da folha de pagamento
Já falamos um pouco acima, mas, de fato, erros acontecem na folha de pagamento e você precisa estar de olho para evitar problemas.
Dessa forma, certamente o ideal é que você tenha ao seu lado uma empresa de confiança para prestar esse serviço. Assim, busque empresas qualificadas e de boa reputação para assessorar você com isso.
Enfim, atualmente, podemos citar os seguintes erros como os principais na folha de pagamento:
- Cálculos;
- Falta de cuidado na atualização dos cargos;
- Centralização dos dados;
- Categoria e enquadramento incorretos;
- Mudanças fiscais;
- Previsão de custos.
Vamos entender a seguir os detalhes sobre cada um deles.
Cálculos
Em primeiro lugar, temos o erro mais comum de acontecer, que é nos cálculos.
Sabemos que isso não é tão raro assim e por esse motivo mesmo que precisa ser dada a devida atenção.
Certamente o seu colaborador saberá certinho o que tem para receber e você não vai querer que ele tenha que corrigir você sobre isso, certo?
Portanto, tenha sempre atenção nos cálculos descritos na folha de pagamento.
Ao receber a folha, confira para verificar se está de acordo ou se alguma correção é necessária.
Falta de cuidado na atualização dos cargos
Em segundo lugar, o que também pode acontecer é a falta de cuidado com a atualização de cargos.
Isso pode acontecer tanto por uma promoção, quando o funcionário passa a ganhar um salário maior, ou em caso de demissão, onde não deve ser mais feito o depósito do salário.
Parece até difícil de acontecer, mas não se engane, às vezes por um descuido pode ser pago um funcionário que já nem esteja mais na empresa.
Por isso, fique sempre de olho.
Centralização dos dados
Na prática, vemos que é comum a questão da folha de pagamento ficar centralizada com apenas uma pessoa ou computador.
No entanto, imagine se algo acontece com a pessoa que tinha acesso a isso, ou até mesmo um problema na máquina.
Os salários precisam ser pagos até o 5º dia útil do mês e você precisa ter todas as folhas de pagamento acessíveis.
Nesse sentido, evite centralizar essas informações em apenas um equipamento ou uma pessoa, para que se algo aconteça você tenha para onde recorrer.
Categoria e enquadramento incorretos
Em quarto lugar, é preciso ter muito cuidado com a categoria e o enquadramento do funcionário.
Atualmente, em cada tipo de empresa, dependendo da sua atividade, há uma convenção coletiva diferente para ser observada.
Isso porque elas influenciam diretamente no pagamento dos benefícios, por exemplo, ou nos aumentos de salário anuais.
Ainda, também deve ser levado em conta qual a forma de contratação daquele funcionário.
Se ele tiver carteira de trabalho registrada, incidem determinados impostos, se o contrato dele for de pessoa jurídica, incidem outros.
Por isso, tenha sempre em mãos essas informações para passar ao seu setor de departamento pessoal.
Mudanças fiscais
Outro ponto que sempre precisa estar atualizado é a questão das mudanças fiscais.
Aumento de salário mínimo, mudança na alíquota de Imposto de Renda ou contribuição sindical, tudo isso deve estar sempre de acordo com a legislação atual.
Inclusive, agora, por exemplo, há uma discussão sobre a volta da obrigatoriedade da contribuição sindical, que influencia de forma direta na folha de pagamento.
Portanto, procure estar atualizada das mudanças fiscais que refletem na folha de pagamento.
Previsão de custos
Por fim, mas não menos importante, a sua folha de pagamento precisa estar devidamente de acordo com o caixa da sua empresa.
Ou seja, você precisa ter uma boa previsão de custos, para poder arcar com todos os pagamentos.
Inclusive, agora no final de ano é época de pagamento de décimo terceiro e férias, um custo a mais que precisa estar no radar financeiro do seu negócio.
Como evitar erros na folha de pagamento
Bom, como você viu, os erros na folha de pagamento podem acontecer, mas existem formas de evitá-los ao máximo.
Em primeiro lugar, como já conversamos antes, é ter ao seu lado uma assessoria especializada e de confiança, para poder dar a segurança que você precisa.
Mas, mais do que isso, é preciso que a sua empresa também tenha uma boa comunicação e transparência com essa assessoria, para que ela possa executar o trabalho da melhor forma possível.
Aqui no escritório Corintiano você consegue tudo isso.
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