DEFIS: quem deve declarar e como funciona a declaração

julho 31, 2024
4:15 pm

Se a sua empresa é optante do Simples Nacional, é bem provável que você já tenha visto ou ouvido falar em DEFIS.

Isso porque o DEFIS é uma obrigação tributária que precisa ser declarada por todas as empresas que tem como regime tributário o Simples Nacional, com exceção do MEI.

Então, preparamos esse conteúdo especial para falar só sobre o DEFIS.

Hoje você vai tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, confira abaixo a leitura.

O que é o DEFIS

Antes de mais nada, certamente precisamos explicar para você o que é o DEFIS, mesmo que você já saiba que ele é uma obrigação tributária, conforme falamos acima.

Nesse sentido, DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.

Ou seja, essa declaração tem como objetivo informar à Receita Federal os dados econômicos, fiscais e sociais das empresas.

Ainda, apesar de ser uma declaração feita à Receita, ela compartilha esses dados com outras esferas de fiscalização, como os estados e municípios.

Quantas vezes por ano o DEFIS precisa ser entregue?

Em relação ao prazo de entrega dessa declaração, o DEFIS é entregue apenas uma vez ao ano.

Importante dizer que as informações declaradas devem ser correspondentes ao ano anterior ao qual se está declarando.

Então, em 2024, por exemplo, o DEFIS entregue precisa constar as informações de 2023.

Outro ponto acerca do prazo é que essa declaração deve ser entregue até o dia 31 de março de cada ano.

A entrega do DEFIS acontece através do Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D).

Assim, é importante ter ao seu lado uma contabilidade de qualidade e de confiança, que preza pelo cumprimento de prazos com excelência, o que evita muitas dores de cabeça.

O que acontece se não entregar o DEFIS?

Certamente, não entregar o DEFIS vai gerar uma grande dor de cabeça para você e para sua empresa.

Isso porque se você não entregar no prazo correto, não consegue gerar a guia DAS, que é a guia do imposto mensal pago por quem opta pelo Simples Nacional.

Assim, se você não consegue pagar a DAS logo você terá que pagar multa e juros pelo inadimplemento dela.

Ainda, pode até mesmo entrar em dívida ativa com o governo, que, se não regularizada, por gerar até mesmo a suspensão da inscrição estadual da empresa, o que paralisa suas atividades.

Por isso é que é tão importante o cumprimento correto dos prazos das obrigações tributárias.

O que precisa ser informado no DEFIS?

De maneira geral, já explicamos anteriormente que as informações socioeconômicas e fiscais da empresa devem constar no documento.

Contudo, na prática, o que isso significa? Para facilitar, listamos abaixo algumas das informações que precisam constar no DEFIS:

Lucro contábil e ganhos de capital, se existirem;
Total de despesas da empresa;
Dados pessoais e também dos rendimentos dos sócios do negócio;
Número de empregados durante todo o período que abrange a declaração;
Eventual mudança de endereço;
Saldo bancário ou em caixa do início do período da declaração e do final dela.

Novamente, ressaltamos a importância de estar bem assessorado contabilmente, para que você não tenha nenhuma preocupação com preenchimento dessas informações e entrega de declarações.

Inclusive, para evitar erros na entrega da declaração, o ideal é que ela seja preenchida por um contador responsável.

Se você tem uma boa assessoria, toda a entrega de declarações deve estar incluída no pacote de serviços.

Quem é obrigado a entregar o DEFIS?

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De acordo com o que falamos lá no começo do texto, o DEFIS deve ser entregue pelas empresas que são optantes do regime tributário do Simples Nacional, com exceção dos Microempreendedores Individuais.

Ou seja, microempresas e empresas de pequeno porte estão obrigadas a fazer a declaração.

Quais são as diferenças entre o DEFIS e o IRPJ?

Na prática, muitos empresários acreditam que por entregar o DEFIS, não é necessário entregar o IRPJ.

Porém, não é assim que funciona.

DEFIS e IRPJ são declarações bem diferentes.

A declaração de IRPJ, o imposto de renda da pessoa jurídica, é obrigatória a todas as empresas, sejam elas do Simples Nacional ou não.

Então, já temos uma diferença na obrigatoriedade, já que o DEFIS é apenas para o Simples Nacional.

Outro ponto é que as informações fornecidas ao DEFIS e ao IRPJ também são diferentes, sendo o DEFIS muito mais completo que a declaração de IRPJ.

Por fim, mais uma diferença é que declarar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica pode gerar imposto a pagar ou não.

Já na DEFIS não há imposto diretamente relativo a ele que deve ser pago, a guia DAS que é gerada depois é vinculada ao pagamento normal de tributo do Simples Nacional.