A folha de pagamento é um importante instrumento de controle e registro das movimentações financeiras de despesas empresariais.
Além disso, é com ela que é possível calcular os impostos, todos os descontos e a emissão de recibos.
Por isso, vamos te mostrar um pouco mais sobre a importância da folha de pagamento e como funciona o processo.
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Importância da folha de pagamento
Primeiramente, precisamos deixar claro que toda empresa necessita informar a folha de pagamento aos funcionários e claro, para ter uma visão geral de gastos.
Assim, a empresa tem o campo de visão mensal sobre os funcionários e entendimento sobre todos os cálculos que a empresa está passando.
Outro ponto importante de citar é fato da empresa manter a transparência com os colaboradores sobre as finanças, porque é uma forma de reter talentos na empresa.
Afinal, cria-se um ambiente de trabalho onde o funcionário se sente incluído, além de manter as obrigatoriedades que a empresa precisa realizar.
Também é um modelo de organizar a categoria de cada funcionário dentro da empresa e qual o cálculo correto da remuneração.
Dependendo do tamanho da local de trabalho e quantas pessoas trabalham, há várias posições de cargos diferentes, além dos salários distintos.
Por isso, o setor de contabilidade deve estar atento a cada possível mudança para não cometer nenhum tipo de erro e ocorrer prejuízo nas finanças!
Portanto, a folha de pagamento é muito mais que uma obrigação, mas sim uma ferramenta de controle de gastos e do quadro de funcionários!
Dados necessários
Em seguida, é preciso obter todos os dados e informações sobre o colaborador para iniciar o processo da folha de pagamento corretamente.
Dito isso, é necessário que ambas as partes tenham os dados conforme requisitado na folha.
Assim, é preciso que o documento tenha todas as informações abaixo preenchidas:
- Dados do empregador, tal como o nome, CNPJ e informações sobre a empresa;
- Informações completas do empregado;
- Todos os descontos legais (como o FGTS);
- Benefícios concedidos;
- Dias trabalhados;
- Salário líquido.
Todas essas informações são fundamentais para montar e contabilizar a folha de pagamento e garantir a conformidade segundo a legislação.
Importante salientar que se qualquer desses dados for completada de forma errada, o empregado pode sofrer consequências graves, como fraude e pagamento extra aos colaboradores.
Continue lendo até o fim do artigo para você entender quais as empresas que precisam realizar esse processo e outras informações importantes!
Estrutura para contabilização
Bom, agora falando sobre a estrutura em si, todo o cuidado é pouco quando falamos sobre como realizar o processo da folha de pagamento!
Então, veremos o que você deve fazer para a contabilização da folha, afinal, é o documento mais importante para o controle interno de gastos.
Primeiramente, você deve realizar um quadro de todos os colaboradores da sua empresa!
Independentemente se sua empresa é pequena ou grande, é fundamental existir o registro de quantas pessoas estão trabalhando formalmente no mês que ocorrer a folha de pagamento.
Em seguida, verifique qual a posição que o funcionário tem na empresa e se já está vinculado a uma determinada convenção coletiva, ou seja, sindicato que representa a categoria.
Tome cuidado, empreendedor! Precisamos relembrar aqui neste tópico que a folha de pagamento não é o mesmo que o holerite!
O holerite, ou contracheque como muitos conhecem, é apenas o demonstrativo da prestação de contas do empregador com o empregado.
Ou seja, ele é apenas uma consequência do documento oficial que é a folha de pagamento com todos os dados e informações contábeis.
Quais empresas que precisam realizar?
Falamos ao longo desse artigo, a importância e o que é necessário para organizar a folha de pagamento.
Dessa forma, a sua empresa precisa estar em dia, por ser um cumprimento legal.
Segundo o art. 225 do decreto n.º 3048/99, a empresa é obrigada a atender sua obrigação acessória:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos
Visto isso, confira quais são as empresas obrigadas a obedecer à lei:
- Empresas privadas;
- Organizações sem fins lucrativos;
- Órgãos públicos;
- Micro, pequenas e médias empresas;
- Empresas MEI;
- Empregadores domésticos.
No caso de empresas MEI (microempreendedores individuais), eles só precisam fazer a folha de pagamento se tiver apenas o limite de um funcionário registrado.
Por exemplo, se um MEI contrata uma pessoa, um assistente para produção, ele precisa realizar todo o processo da folha de pagamento!
Normalmente, o departamento de Recursos Humanos, em conjunto com a equipe de contabilidade, elaboram a folha de pagamento e outras obrigações.
Mas afinal, como funciona tudo isso?
No tópico abaixo, vamos te explicar detalhadamente!
Como funciona o processo?
Como falamos, é preciso de todos os dados que citamos no tópico anterior e incluir outras atividades que um funcionário realizou.
Um ponto importante: é preciso verificar o registro de ponto para entender se o funcionário possui horas extras na folha documentada no ponto!
Assim, o gestor e contador checa todas as informações e cria a remuneração conforme o salário fixo e a jornada de trabalho extra.
Então, fique atento! Além do salário fixo, também é preciso fazer os cálculos das horas extras, se houver, pois o colaborador realizou tempo a mais que o contrato semanal.
Além disso, controlar o ponto é uma forma de entender se o funcionário está cumprindo com os horários estabelecidos pelo contrato de trabalho ou possíveis faltas sem justificativas.
Agora, vamos entender um pouco mais a respeito de como funciona a divisão da folha de pagamento e quais dados devem estar transcritos no documento!
Divisões da folha
Como falamos ao longo artigo, existem algumas divisões necessárias para contabilizar corretamente a folha de pagamento.
Ou seja, tal documento contábil deve ter os proventos correspondentes e cada colaborador tem o direito ao receber o pagamento.
Confira a divisão da folha:
- Salário-base;
- Remuneração variável;
- Horas extras;
- Adicional (insalubridade ou periculosidade);
- Bonificação;
- Gratificação.
Lembrando sempre que isso equivale apenas para pessoas com carteira de trabalho assinada (CLT).
Por fim, vale ressaltar que o salário considera todo período trabalhado em um mês, fechando a folha de pagamento no último dia útil do mês.
Segundo o art. 459 da Consolidação das Leis do Trabalho, o pagamento do salário deve ocorrer até o quinto dia útil do próximo mês.
Conclusão…
Realizar o processo da folha de pagamento é fundamental para a sua empresa estar em dia com todas as conformidades legais e também com os seus funcionários.
Então, contrate uma equipe de contabilidade para facilitar o que para muitos seja um processo burocrático.
Entre em contato com um dos nossos especialistas e fique em dia com esse documento essencial!
Corintiano Contabilidade
