A nota fiscal eletrônica é um dos principais documentos que as empresas precisam emitir e garantir que elas estejam em conformidade com a legislação.
Portanto, para isso existe uma série de passos a seguir para que seja possível a emissão dessas notas fiscais.
É sobre isso que vamos falar no texto de hoje.
Confira abaixo um passo a passo completo sobre como emitir a nota fiscal eletrônica.
O que é uma Nota Fiscal Eletrônica e porque ela é importante para sua empresa
Antes de mais nada, para começarmos vamos conversar sobre o que é a nota fiscal eletrônica e porque ela é importante para sua empresa.
Nesse sentido, a nota fiscal é um documento que registra todas as operações que acontecem dentro do negócio, como, por exemplo, a venda de produtos ou serviços.
Ainda, outro papel fundamental da nota fiscal é auxiliar na apuração dos impostos que incidem nessas transações.
Então, a própria nota fiscal já indica qual o valor de impostos como o ICMS ou ISS.
Inclusive, se você reparar nas notas fiscais que os supermercados emitem, ao final do comprovante sempre traz quanto você pagou em impostos na compra.
Dessa forma, a nota fiscal é importante para garantir a regularidade fiscal da empresa, já que é uma exigência legal para a maioria das empresas.
Sim, a maioria das empresas precisa emitir notas fiscais das suas operações, até mesmo pessoas físicas em alguns casos, como é o dos produtores rurais.
Por outro lado, um exemplo de exceção para a emissão de nota fiscal é dos MEIs. Nesse caso, há obrigatoriedade da nota apenas se o negócio é com outra empresa ou se o cliente solicitar.
Tipos de Nota Fiscal
Na prática, existem duas opções de nota fiscal: a nota física e a nota eletrônica.
A nota física é a nota tradicional, feita em papel. Atualmente, são poucos os lugares que usam esse tipo de nota, até mesmo porque na maioria dos casos já se exige a nota eletrônica.
Então, essa é a nota feita através de um sistema para isso e fica armazenada em um computador. Existem sistemas específicos para a emissão desse tipo de nota, vamos falar disso a seguir.
Ainda, outra diferenciação que existe sobre notas fiscais diz respeito ao objetivo da transação, como:
- Nota fiscal de serviço, que deve se usar para registrar a prestação de algum tipo de prestação de serviços;
- Nota fiscal, destinada para registro de compra e venda de produtos, ou de outras situações como a importação, exportação, remessa. Ou seja, é uma nota mais genérica.
- Nota fiscal do consumidor, que se usa como uma substituição ao antigo cupom fiscal, bem comum no varejo.
O que acontece se a empresa não emitir nota fiscal
De acordo com o que falamos anteriormente, a nota fiscal é uma exigência legal para a maioria das empresas.
Portanto, para a maioria das operações que você fizer vai precisar emitir esse documento.
Inclusive, deixar de emitir nota fiscal quando há obrigação pode até mesmo fazer a sua empresa responder por sonegação fiscal em alguns casos.
Certamente, a maioria dos problemas que as empresas têm com o FISCO e a maioria das sanções que eles aplicam está relacionada a irregularidades com notas fiscais.
Assim, é essencial que você dê atenção a essa parte do seu negócio, para evitar dores de cabeça no futuro. Com certeza algo que auxilia nesse controle é ter uma boa assessoria contábil, pois vai dar o suporte que você precisa nesse acompanhamento.
Passo a passo para emitir uma NFE
Agora, vamos ao foco do nosso conteúdo, que é explicar para você como emitir uma nota fiscal eletrônica.
Em primeiro lugar, o que você precisa é identificar e organizar que tipo de nota fiscal você vai emitir.
Como falamos antes, existem tipos diferentes e é preciso que você saiba qual irá usar.
Para isso, poderá consultar a sua assessoria contábil, caso não tenha certeza.
Em segundo lugar, é preciso que a empresa tenha um certificado digital e também faça o cadastro na Secretaria da Fazenda do estado ou município em que tem sua sede.
As notas fiscais de serviço, por exemplo, são emitidas na secretaria do município. Já as demais ficam vinculadas à Secretaria do estado.
Por fim, para emitir a nota fiscal eletrônica você vai precisar de um software para isso.
Atualmente, o próprio governo disponibiliza alguns sistemas gratuitos, mas que possuem recursos limitados.
Isso porque softwares pagos costumam trazer automações e integrações melhores, que acabam otimizando bastante os processos internos que dependem dessa emissão.
Então, depois de escolher esse sistema, o que você terá que fazer é entender seu funcionamento e verificar quais informações ele solicita para emitir.
Isso varia de acordo com cada sistema, por isso é importante também você fazer alguns testes para ver qual se adapta melhor.
Com a prática a emissão fica bem simples e você verá que não é tão burocrático quanto parece.
Agora, se precisar de ajuda com isso, entre em contato conosco. Vai ser um prazer ajudar você.
Corintiano Contabilidade
