Certamente, um dos maiores problemas quando se trata do Imposto de Renda são os riscos de empresas caírem na famosa Malha Fina.
Seja pela falta de documentos ou até inconsistências de informações e dados, tudo isso pode levar a empresa sofrer problemas com o Fisco.
Dito isso, vamos te mostrar ao longo desse artigo, erros comuns que empreendedores devem evitar ao realizar a declaração do IRPF.
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O que é malha fina?
Todos os anos, pessoas físicas, jurídicas e empresas devem informar à Receita Federal os rendimentos obtidos ao longo do ano, por meio de documentos que comprovem esses valores.
Apesar de ser uma prática comum, é natural que erros e confusões ocorram durante o preenchimento das informações.
É nesse momento que entra a chamada malha fina.
De forma resumida, a malha fina é o processo de verificação detalhado que a Receita Federal realiza nas declarações de Imposto de Renda, a fim de identificar inconsistências, omissões ou dados incorretos.
Por isso, tanto pequenas quanto grandes empresas devem estar atentas a todo o processo contábil para evitar equívocos que possam resultar em problemas com o Fisco.
E é justamente sobre isso que vamos tratar no próximo tópico.
Quais os principais erros?
Em 2024, cerca de 1,5 milhão de declarações do IRPF foram retidas na malha fina, o que corresponde a 3% do total de declarações recebidas no ano.
Segundo a Receita Federal, um dos principais motivos para a retenção de pessoas físicas foram as deduções de despesas — especialmente as médicas — responsáveis por mais da metade dos casos (57%).
O segundo principal motivo de retenção foram as declarações com omissão de rendimentos, tanto por parte dos titulares quanto de seus dependentes.
Inclusive, esse tipo de omissão é um dos erros mais comuns cometidos por empresas, especialmente no momento de informar os rendimentos pagos aos seus colaboradores ou prestadores de serviços.
Ao omitir dados importantes na Escrituração Contábil Fiscal (ECF), o risco de inconsistência aumenta, especialmente quando a Receita cruza essas informações com notas fiscais eletrônicas (NF-e), dados bancários e demais obrigações acessórias.
Aliás, um simples erro de digitação pode colocar uma declaração na malha fina.
Por isso, informar, por exemplo, um rendimento de R$ 50.000 como R$ 5.000 (ou vice-versa) pode gerar uma enorme discrepância com os dados da fonte pagadora.
Mesmo pequenas diferenças chamam a atenção da Receita, sendo fundamental revisar cada número antes de finalizar a declaração.
Portanto, vamos te mostrar como a sua empresa pode evitar possíveis penalidades e corrigir erros que foram cometidos em outras declarações.
Como sua empresa pode se proteger
Manter os registros contábeis e fiscais organizados e atualizados é a primeira e mais importante medida para evitar erros no IRPJ.
Hoje, muitas empresas já utilizam sistemas digitais de contabilidade, que facilitam o controle de todas as transações e permitem armazenar documentos de forma segura e acessível.
Além disso, se a empresa ainda não utiliza um sistema digital, é importante garantir que todas as informações estejam organizadas de forma clara e que as notas fiscais, contratos e demais documentos estejam arquivados de maneira eficiente.
Para isso, você pode utilizar o programa oficial da Receita Federal e verificar o preenchimento correto das informações antes do envio da declaração.
Por fim, ter o apoio de uma consultoria contábil especializada pode ser a chave para garantir que a empresa esteja cumprindo com todas as obrigações fiscais corretamente.
Você pode contar com o Escritório Corintiano para organizar todos os seus documentos fiscais e uma revisão de todos os documentos e registros.
Quais os documentos necessários?
No caso de pessoas jurídicas, é preciso separar alguns documentos ao realizar a declaração do Imposto de Renda:
- Notas fiscais (NF-e) de compras, vendas e serviços prestados;
- Recibos e contratos;
- Comprovantes de extratos bancários;
- Balanço patrimonial e demonstração de resultados (DRE);
- Declaração de apuração do Lucro real (DALIR);
- Livro Razão (registro contábil de todas as operações financeiras realizadas pela empresa).
Além disso, empresas que estão nos regimes tributários Lucro Real e Presumido precisam entregar a Escrituração Contábil Digital (ECD) no Imposto de Renda.
Lembrando sempre que o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) não acontece no mesmo momento que o IRPF (Imposto de Renda para Pessoas Físicas).
Ele pode ser apurado ao longo do ano, ao contrário do IRPF que ocorre entre março e fim de maio.
Dessa forma, ele pode ser calculado e recolhido de diferentes formas, conforme o regime tributário da empresa.
Portanto, fique atento com as datas de vencimento e como funciona cada tipo de declaração com os diferentes regimes das empresas.
Conclusão…
A malha fina não é um problema exclusivo das pessoas físicas — as empresas também estão no radar da Receita Federal.
Mas com organização, acompanhamento técnico e atenção aos detalhes, é possível evitar dores de cabeça e manter a saúde fiscal da sua empresa em dia.
Se você tem dúvidas sobre como garantir a conformidade da sua empresa com a Receita Federal, entre em contato com a nossa equipe.
Estamos prontos para ajudar você a manter suas obrigações em dia e seu negócio livre de autuações.
Corintiano Contabilidade
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